Модуль документооборота наиболее часто используется в государственных структурах, крупном бизнесе, в онлайновых СМИ для организации цепочки движения документа от момента создания до момента публикации с обязательным прохождением через несколько ответственных сотрудников, ведением истории изменении и сохранением копий документов на каждом из этапов.
Что такое Документооборот Битрикс?
С помощью документооборота вы можете поэтапно редактировать файлы, т.е. использовать документооборот непосредственно для статических файлов сайта (физические файлы на сайте, меню, цепочка навигации, свойства папок и другие) и для информационных блоков (новости, статьи, пресс-релизы и т.п.). Можно настроить неограниченное число этапов (статусов), по которым может пройти документ от момента создания до публикации на сайте. Система включает предпросмотр документов перед публикацией с использованием визуального HTML-редактора для работы с документами.
Совместная работа над документами
Вы можете настроить систему оповещения ответственных сотрудников о переводе документов в статус, за который они отвечают, и о необходимости реакции на эти изменения. Система блокирования документа одним пользователем во время редактирования служит для исключения одновременной работы над документом несколькими сотрудниками.
Права доступа
Можно назначать права группам пользователей для тех, кто имеет право переводить документы в данный статус, и для тех, кто имеет право редактировать и сохранять документы в данном статусе, а также создавать различные последовательности движения документов для разных групп пользователей и устанавливать группу администраторов документооборота.
История изменений
Ведите журнал всех изменений, выполняемых через модули управления структурой сайта и информационных блоков, даже без использования документооборота! Вести историю изменений каждого документа на всех этапах документооборота от момента создания до публикации на сайте и
хранить копию документа после каждого изменения статуса – просто, это уже есть в системе. Используйте расширенные средства для поиска документов в истории, при движении документа по статусам и сотрудникам, сделавшим изменение, по документу, по дате изменения и по другим признакам.
Пример организации работы документооборота от Битрикс
При использовании модуля документооборота с модулем информационных блоков можно организовать прием новостей, пресс-релизов, предложений о публикации ресурсов в каталоге от новых или зарегистрированных посетителей сайта. Для этого группе пользователей Anonymous дается право редактировать пресс-релиз в состоянии «Черновик» и помещать его на статус «Готово к публикации». Редактор сайта получит сообщение по почте о появлении нового пресс-релиза, сможет просмотреть текст и либо принять пресс-релиз к публикации в инфоблоке, либо отклонить его в состояние «Черновик» с указанием причины отказа.